Eigentijdse informatiegrenzen

Samenwerking met en tussen allerhande partijen gaat met sprongen vooruit wanneer zij hun informatiegrenzen verruimen.

Informatiegrenzen? Laat me het uitleggen. Ik begin bij organisatiegrenzen. Met elkaar zijn we enorm vertrouwd met het fenomeen organisatie inclusief haar afgrenzing van, zeg maar even, de rest van de wereld. Op zo’n manier probeert elke organisatie zich te onderscheiden en bewaart en bewaakt ze haar eigenheid, autonomie enzovoort. Daaraan zijn we inmiddels zo gewend geraakt dat we er niet eens meer bij stilstaan. En zonder dat we ons er (al te) bewust van zijn, realiseren we ons de organisatie als dat ene centrale richt- en vertrekpunt voor heel ons zakelijke denken en doen. De mensen en de machines die het werk uitvoeren; de gebouwen; het kopen en verkopen van goederen en diensten. Noem maar op – de organisatie werkt als dat vaste geheel van waaruit ‘alles’ haar beslag krijgt.
En informatie? Tja, daar geldt natuurlijk hetzelfde voor! Dat is niet meer dan logisch. Zoals iedere organisatie haar eigen mensen, goederen/diensten heeft, zo heeft ze ook haar eigen informatie. Daar hoeven we niet (lang) bij stil te staan! Toch?

De vraag is nu even: klopt dat ook? Kunnen we dat isgelijkteken wel zo gemakkelijk en vanzelfsprekend plaatsen tussen organisatiegrens en informatiegrens? Het antwoord luidt ontkennend. Sterker nog: zo’n mindset bezorgt ons vandaag de dag steeds meer en ook steeds grotere problemen!

We weten eigenlijk allang dat veel informatie tot ver over de grenzen van onze veelheid aan organisaties van toepassing is. Ook voelen we op onze klompen wel aan dat heel veel van die informatie veelvoudig in die vele systemen van die vele organisaties aanwezig is. Vanwege heersende ideeën over informatiegrenzen wil iedere organisatie immers vrij over één of meer eigen kopieën kunnen beschikken.

Wat we daarbij over het hoofd zien, is dat informatie van een heel andere orde is dan mensen, goederen/diensten. Daar waar een mens, goed/dienst òf hier òf daar is (geleverd), kan informatie zich, ‘dankzij’ duplicatie, èn hier èn daar èn daar èn … bevinden. En sinds de opkomst van ICT gebeurt dat in ijltempo, op zeer grote schaal en uitermate laagdrempelig. Daardoor bevindt elk willekeurig stukje informatie zich in een handomdraai in tal van verschillende systemen van tal van verschillende organisaties en daarmee in evenzovele nieuwe verbanden.
Nu is van belang te weten dat informatie nooit los, dat wil zeggen nooit an sich verkrijgbaar is, maar zich altijd en per definitie in een bepaald verband manifesteert. Elk afzonderlijk duplicaat komt met en vanuit dat verband tot een eigen betekenis. En al die eigen betekenissen leiden (in al die systemen van al die organisaties) tot verschillend gedrag – door en met die afzonderlijke duplicaten. Het is precies op die manier dat elk duplicaat-in-verband een eigen leven gaat leiden – als het ware op drift raakt en divergeert.
Wanneer dergelijke ‘duplicaten’ op enig moment weer met elkaar in verband worden gebracht, ontstaat maar zo verwarring, onbegrip en irritatie: de informatie blijkt ‘opeens’ en op grote schaal inconsistent. Dat is, inderdaad, een groot en groeiend probleem.

Zoiets bevordert, vriendelijk uitgedrukt, samenwerking tussen partijen nu niet bepaald. Integendeel! Terwijl effectieve en efficiënte samenwerking in hedendaagse dynamiek tussen een veelheid aan partijen in wisselende verbanden snel aan belang wint, raakt de daarvoor vereiste interoperabiliteit verder en verder in het slop.

Geavanceerde technologie is er genoeg – dáár ligt het niet aan! Wezenlijk hier is onze mindset: de oude en vertrouwde manier waarop wij onze informatiegrenzen trekken.

Informatie is van nature zo heel anders – dat geeft onze door ICT op hoge toeren geholpen wereld ons steeds duidelijker te verstaan. Van (heel) veel informatie is de concurrentiewaarde bovendien nul. Die informatie kunnen we met geavanceerde technologie gemakkelijk en zonder risico onderling delen. Nee, niet langer door die informatie te dupliceren, maar door elkaar het vaste en zekere zicht erop te verschaffen. Hoe? Door onze mindset aan te passen en onze informatiegrenzen eigentijds vorm te geven: verruil dupliceren voor samen delen en word een Verderkijker. Partijen die informatie samen delen, putten uit dezelfde bron en staan stevig op een solide basis van gemeenschappelijke betekenis tot duurzame samenwerking. Dat is, lijkt mij, pure winst!


Copyright (c) 2010 Emovere/Jan van Til - All rights reserved.

Hup informatiehub!

Verreweg de meeste informatieverzamelingen worden tegenwoordig gemanaged met behulp van informatiesystemen. Dergelijke informatiesystemen annex informatieverzamelingen worden meestal betrekkelijk onafhankelijk van elkaar, elk vanuit eigen invalshoek(en), ontwikkeld en onderhouden. Mede daardoor vullen veel informatieverzamelingen elkaar prachtig aan terwijl er tegelijk ook sprake is van (mogelijk tegenstrijdige) overlappingen. Ter illustratie: veel informatieverzamelingen bevatten informatie over personen.

Uit overwegingen van efficiency is in de loop van de tijd de idee ontstaan informatieverzamelingen te koppelen. Zo’n verbinding heet ook wel “interface” en loopt via de managende informatiesystemen. Om “de interfacing” ter invulling van een bepaalde informatiebehoefte ordelijk te laten verlopen, moet in de ene informatieverzameling vaak extra informatie worden opgenomen. Informatie die door het andere informatiesysteem gebruikt wordt ter identificatie van relevante informatie. Op die manier ontstaat dan een starre configuratie die begint bij (1) de uitgebreide informatieverzameling en via (2) het ene informatiesysteem over (3) de interface doorloopt tot in (4) het andere informatiesysteem.

Tegenwoordig hebben wij-met-zijn-allen – dat wil zeggen: de vele organisaties in al hun variërende en gevarieerde interne en externe samenwerkingsverbanden – te maken met legio informatieverzamelingen annex managende informatiesystemen met daartussen dito interfaces. Dat komt neer op de toevoeging van veel extra (schakel)informatie in veel informatieverzamelingen. Informatie waar geen van de managende informatiesystemen om heeft gevraagd of ook maar belang bij heeft. Informatie die desondanks toch zorgvuldig onderhouden moet worden – op straffe van uitval van (delen van) de informatievoorziening. Ook ontstaan er op die manier eindeloos veel starre configuraties. Configuraties die gemakkelijk en snel onderling afhankelijk raken. Het onderhoud aan interfaces ontwikkelde zich al met al tot een organisatieoverstijgende, arbeidsintensieve en foutgevoelige aangelegenheid.

De afgelopen (ruim) drie decennia is zowel door leveranciers van software/expertise als door betrokken organisaties zelf, ongelooflijk veel tijd en geld gestoken in de ontwikkeling en inzet van integratieconcepten, gereedschap en de organisatie van integratiemanagement. De tot nu toe behaalde resultaten steken daar (nog) schril tegen af en werken vaak alleen onder relatief eenvoudige/ideale omstandigheden.

Maar… waarom focussen we ons eigenlijk (vrijwel) uitsluitend op integratie via interfaces – hoe geavanceerd van opzet ook? Hoe kunnen we onze veelheid aan starre en onderling afhankelijke koppelingen voorzien van gewenste beweeglijkheid? Hoe, met andere woorden, ontwikkelen we die koppelingen tot goed geoliede scharnieren?

Dat vergt, inderdaad, een extra voorziening: een scharnierpen. Anders gezegd: een informatiehub, een overstappunt/verdeelpunt waar informatieverkeer ordelijk wordt doorgeschakeld. Zo’n informatiehub (scharnierpen) werkt enerzijds als krachtige organisator van onderlinge samenhang, terwijl de afzonderlijke informatieverzamelingen (scharnierbladen) tegelijkertijd losser van elkaar komen te staan.
Op die manier kan elke informatieverzameling annex managend informatiesysteem zich weer geheel en al toeleggen op de eigen ‘business’ – die vaak al ingewikkeld genoeg is. Ter invulling van de eigen informatiebehoeften meldt elk afzonderlijk informatiesysteem zich eenvoudigweg bij de centrale informatiehub, die nu de voorheen verspreid geregistreerde schakelinformatie bevat plus ondersteunende informatie ten behoeve van noodzakelijke adressering. Op de informatiehub liggen de informatiesleutels nu klaar voor doorschakeling naar bedoelde informatie. Informatie over, bijvoorbeeld, personen raakt via informatiehub in principe voor en vanuit elk aangesloten perspectief bereikbaar – in alle aanwezige overeenkomsten en verschillen.

Als zo’n informatiehub eenmaal naar tevredenheid ‘draait’, kunnen de nu losser (onafhankelijker) van elkaar verkerende informatieverzamelingen stap voor stap en op transparante wijze worden gereorganiseerd tot een duurzaam informatiestelsel.
Foute informatie wordt gecorrigeerd; duplicaten en inconsistenties verdwijnen langzaam maar zeker uit het ‘informatiestraatbeeld’. De behoefte aan opslag en aanverwant beheer daalt. Uit de stelselmatige organisatie van informatie ontwikkelt zich een beperkt aantal authentieke informatieverzamelingen annex managende informatiesystemen waar tal van toepassingsgerichte informatiesystemen op uniforme wijze gebruik van maken. De kwaliteit van informatiebetekenis neemt toe. Veel informatiesystemen worden nu kleiner, eenvoudiger en wendbaarder. Nieuwe informatiebehoeften worden sneller ingevuld; de time to market ervan daalt. Kwaliteit en snelheid van dienstverlening nemen sterk toe.

Ziet u het? Zo ontstaat een nieuw en duurzaam informatiestelsel waar mensen in allerlei samenwerkingsverbanden productief mee dóór kunnen. Een krachtige en infrastructureel ingestoken scharnierpen die elk van haar vele en los van elkaar opererende scharnierbladen zowel bijeenhoudt als ook alle gewenste bewegingsruimte laat. Hup informatiehub!


Copyright (c) 2010 Emovere/Jan van Til - All rights reserved.